Hur länge måste jag behålla ett formulär I-9?
Du måste behålla ett ifyllt formulär I-9 för varje anställd som står på din lönelista (eller som på annat sätt får ersättning) och som anställdes efter den 6 november 1986 (eller senast den 27 november 2009 om han eller hon är anställd i CNMI). Släng aldrig en nuvarande anställds formulär I-9. Du måste behålla det så länge den anställde arbetar för dig och under en viss tid efter det att han eller hon slutat arbeta för dig. Detta krav gäller även om den anställde slutar sin anställning kort efter att du anställde honom eller henne.
Posta aldrig blankett I-9 till USCIS eller U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Det är först när en anställd slutar att arbeta för dig som du ska beräkna hur länge du måste behålla hans eller hennes blankett I-9. Enligt federala bestämmelser måste du behålla ett formulär I-9 för varje person som du anställer i tre år efter anställningsdatumet eller ett år efter det datum då anställningen upphör, beroende på vilket datum som infaller sist.
För att beräkna hur länge du ska behålla en tidigare anställds formulär I-9:
- Om den anställde arbetade i mindre än två år ska du behålla formuläret i tre år efter det datum som du angav i fältet Första anställningsdagen.
- Om de arbetade i mer än två år ska du behålla deras blankett i ett år efter det datum då de slutade arbeta för dig.
Du kan spara blankett I-9 på papper, mikrofilm eller mikrofiche eller elektroniskt. Du behöver bara behålla de sidor som du och din anställde skrivit information på: du behöver till exempel inte behålla sidan Listor över godtagbara dokument eller instruktionerna.
Otillräcklig eller ofullständig dokumentation är ett brott mot avsnitt 274A (a)(1)(B) i INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)).
Behållning av pappersformulär I-9
Du får behålla ifyllda pappersformulär med handskrivna originalunderskrifter på plats eller i ett externt förvaringsutrymme under den föreskrivna lagringsperioden, så länge du kan visa upp formulär I-9 inom tre arbetsdagar efter en inspektionsbegäran från DHS, justitiedepartementets avdelning för medborgerliga rättigheter, Immigrant and Employee Rights Section (IER), eller U.US Department of Labor (DOL) tjänstemän.
Behållning av blankett I-9 på mikrofilm och mikrofiche
Du får behålla kopior av ifyllda pappersblanketter med handskrivna originalunderskrifter på mikrofilm eller mikrofiche. När du använder mikrofilm eller mikrofiche bör du:
- Välj ett filmmaterial som bevarar bilden och gör det möjligt att få tillgång till den och använda den under hela lagringsperioden, som kan vara mer än 20 år, beroende på den anställde och ditt företag.
- Använd väl underhållen utrustning för att skapa och visa tydliga, läsbara blanketter I-9 och reproducera läsbara papperskopior för tjänstemän som inspekterar dina blanketter.
- Placera index antingen i de första ramarna på den första filmrullen eller i de sista ramarna på den sista filmrullen i en serie. För mikrofiche, placera dem i de sista ramarna i den sista jackan i en serie.