Wie lange muss ich ein Formular I-9 aufbewahren?
Sie müssen ein ausgefülltes Formular I-9 für jeden Mitarbeiter aufbewahren, der auf Ihrer Gehaltsliste steht (oder anderweitig eine Vergütung erhält) und nach dem 6. November 1986 (oder am oder vor dem 27. November 2009, wenn er im CNMI beschäftigt ist) eingestellt wurde. Entsorgen Sie niemals das Formular I-9 eines aktuellen Mitarbeiters; Sie müssen es so lange aufbewahren, wie der Mitarbeiter für Sie arbeitet, und noch eine gewisse Zeit, nachdem er aufgehört hat, für Sie zu arbeiten. Diese Anforderung gilt selbst dann, wenn der Mitarbeiter kurz nach seiner Einstellung das Arbeitsverhältnis beendet.
Schicken Sie das Formular I-9 niemals an die USCIS oder die US-Einwanderungs- und Zollbehörde.
Nur wenn ein Mitarbeiter aufhört, für Sie zu arbeiten, sollten Sie berechnen, wie lange Sie sein Formular I-9 aufbewahren müssen. Die Bundesvorschriften besagen, dass Sie ein Formular I-9 für jede Person, die Sie einstellen, für drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach dem Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren müssen, je nachdem, was später eintritt.
So berechnen Sie, wie lange Sie das Formular I-9 eines ehemaligen Mitarbeiters aufbewahren müssen:
- Wenn der Mitarbeiter weniger als zwei Jahre gearbeitet hat, bewahren Sie das Formular für drei Jahre nach dem Datum auf, das Sie in das Feld „Erster Tag der Beschäftigung“ eingegeben haben.
- Bei einer Beschäftigungsdauer von mehr als zwei Jahren bewahren Sie den Vordruck ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf.
Sie können das Formular I-9 auf Papier, Mikrofilm oder Mikrofiche oder elektronisch aufbewahren. Sie müssen nur die Seiten aufbewahren, auf denen Sie und Ihr Angestellter Informationen eingetragen haben: Sie müssen zum Beispiel die Seite mit den Listen der akzeptablen Dokumente oder die Anweisungen nicht aufbewahren.
Unzureichende oder unvollständige Unterlagen stellen einen Verstoß gegen Abschnitt 274A (a)(1)(B) des INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)) dar.
Aufbewahrung der Papierformulare I-9
Sie können die ausgefüllten Papierformulare mit den handschriftlichen Originalunterschriften vor Ort oder in einer externen Aufbewahrungseinrichtung für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist aufbewahren, sofern Sie in der Lage sind, die Formulare I-9 innerhalb von drei Werktagen nach einer Inspektionsanfrage des DHS, der Abteilung für Bürgerrechte des Justizministeriums, Abteilung für Einwanderer- und Arbeitnehmerrechte (IER), oder des U.
Aufbewahrung des Formulars I-9 auf Mikrofilm und Mikrofiche
Sie können Kopien der ausgefüllten Papierformulare mit handschriftlichen Originalunterschriften auf Mikrofilm oder Mikrofiche aufbewahren. Wenn Sie Mikrofilm oder Mikrofiche verwenden, sollten Sie:
- Wählen Sie ein Filmmaterial aus, das das Bild bewahrt und den Zugriff und die Verwendung während des gesamten Aufbewahrungszeitraums ermöglicht, der je nach Mitarbeiter und Unternehmen mehr als 20 Jahre betragen kann;
- Verwenden Sie gut gewartete Geräte, um klare, lesbare Formulare I-9 zu erstellen und anzuzeigen und lesbare Papierkopien für Beamte zu erstellen, die Ihre Formulare überprüfen;
- Platzieren Sie Indizes entweder in den ersten Bildern der ersten Filmrolle oder in den letzten Bildern der letzten Filmrolle einer Serie. Bei Mikrofiche in die letzten Bilder der letzten Hülle einer Serie.